Was hat eine US-amerikanische TV-Serie über Hausrenovierungen mit IT- und Softwareprojekten zu tun? Erstaunlich viel. In „Fixer Upper“ lässt sich beobachten, wie professionelles Änderungsmanagement in der Praxis funktioniert.
Beim Umbau werden regelmäßig Schäden oder bauliche Hindernisse entdeckt, die vorher nicht absehbar waren. Dadurch ändern sich Aufwand, Kosten oder Zeitplan. Die Verantwortlichen analysieren die Situation, entwickeln Optionen und lassen anschließend die Kunden entscheiden.
Genau so sollten auch Change Requests in Projekten behandelt werden.
Warum Änderungsmanagement wirtschaftlich entscheidend ist
Änderungen sind in Projekten normal. Problematisch werden sie erst, wenn zusätzliche Leistungen stillschweigend umgesetzt werden oder Kunden erst auf der Rechnung erfahren, welche Folgen ihre Wünsche hatten.
Ein pragmatischer Änderungsprozess umfasst deshalb:
- Erkennen: Handelt es sich um eine neue oder veränderte Anforderung?
- Aufnehmen: Die Änderung wird in einen vereinbarten Prozess überführt.
- Bewerten: Auswirkungen auf Aufwand, Kosten, Termine und Qualität werden geprüft.
- Kommunizieren: Der Kunde erhält transparente Informationen über mögliche Optionen und Konsequenzen.
- Entscheiden: Die Umsetzung beginnt erst nach einer bewussten Entscheidung.
- Umsetzen: Die freigegebene Änderung wird geplant und nachvollziehbar realisiert.
Dabei ist vor allem die Kommunikation anspruchsvoll. Denn nicht jeder Kunde erkennt sofort an, dass ein gewünschtes Detail außerhalb der ursprünglichen Vereinbarung liegt. Ein vorschnelles „Das machen wir noch mit“ kann dann ziemlich teuer werden.
Im vollständigen Fachartikel übertrage ich die Vorgehensweise aus „Fixer Upper“ auf IT- und Softwareprojekte. Außerdem zeige ich anhand eines ausführlichen Gesprächsbeispiels, wie Projektmanager mit einer angeblich schon immer vereinbarten, aber nirgends dokumentierten Anforderung umgehen können.