Projektmanager treffen täglich unzählige kleine und große Entscheidungen. Gleichzeitig müssen sie Termine, Kosten, Risiken, Stakeholder und ihr Team im Blick behalten. Wer dabei jedes Mal neu überlegt, was als Nächstes wichtig ist, verbraucht unnötig Energie.
Gute Routinen entlasten: Sie geben dem Arbeitstag Struktur und sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben auch dann nicht untergehen, wenn es im Projekt turbulent wird.
Warum Routinen im Projektmanagement so wertvoll sind
Routinen schaffen Verlässlichkeit. Wiederkehrende Aufgaben müssen nicht jeden Tag neu eingeplant oder gegen vermeintlich dringendere Themen verteidigt werden. Sie bekommen einen festen Platz im Projektalltag.
Besonders hilfreich sind Routinen in fünf Bereichen:
- Priorisierung: die wichtigsten Aufgaben bewusst priorisieren,
- Fokuszeit: ungestörte Zeit für konzentrierte Arbeit reservieren,
- Stakeholdermanagement: regelmäßig den Kontakt zu Stakeholdern pflegen,
- Projektcontrolling: Kosten, Termine, Risiken und Aufgaben im Blick behalten,
- Teamkommunikation: den persönlichen Austausch mit dem Projektteam suchen.
Dabei geht es nicht um einen bis zur letzten Minute durchgetakteten Arbeitstag. Gute Routinen schaffen im Gegenteil Freiräume – für unerwartete Probleme, wichtige Entscheidungen und echte Führungsarbeit.
Nicht alles gleichzeitig verändern
Wer neue Routinen etablieren möchte, sollte nicht versuchen, den gesamten Arbeitsalltag über Nacht umzubauen. Sinnvoller ist es, mit einer Routine zu beginnen, sie im eigenen Projekt auszuprobieren und erst danach die nächste hinzuzunehmen.
Im vollständigen Fachartikel stelle ich meine fünf wichtigsten Routinen ausführlich vor und zeige, wie sie sich konkret in den Projektalltag integrieren lassen.